Personvern

Hvilke opplysninger vi får

I kontaktskjemaet ber vi om navn, e-postadresse og melding. Emne er valgfritt. Ved intern prøvepåmelding til prosesjonene mottar vi navn på lag eller organisasjon, kontaktperson, e-postadresse, telefonnummer, prosesjon, kolonne, eventuelt oppmøtested, antall deltakere, jubileumsopplysninger og eventuelle merknader. Ikke skriv fødselsnummer, helseopplysninger eller andre sensitive forhold i fritekstfeltene.

Formål og behandlingsgrunnlag

Vi bruker opplysninger fra kontaktskjemaet for å besvare og følge opp henvendelser. For påmeldinger bruker vi dem til å organisere prosesjonene, gi deltakerne kvittering og sende nødvendige beskjeder. Komiteen bygger denne behandlingen på sin berettigede interesse i å gjennomføre 17. mai-feiringen, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Opplysningene brukes ikke til markedsføring. I deltakeroversikten kan lagets eller organisasjonens navn, kolonne, oppmøtested og eventuelle jubileumsopplysninger vises. Kontaktperson, e-postadresse, telefonnummer og merknad vises ikke.

Lagring og deling

Vi bruker Webflow til skjemaer og en privat database i Webflow Cloud. Resend brukes til kvittering til kontaktpersonen og varsler til komiteens koordinator og aktuell kolonnefører når adressen er kjent. Leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne, skal følge komiteens instrukser og personvernreglene som gjelder i Norge. Webflow og Resend opplyser at kundedata lagres i USA. Resends valg av Irland som senderegion gjelder ruting av e-post, ikke lagring av kundedata. Komiteen følger opp databehandleravtaler, overføringsgrunnlag, oppbevaring og sletting hos leverandørene, også fra sikkerhetskopier.

Komiteen har vedtatt at opplysninger fra kontaktskjemaet skal slettes eller anonymiseres senest seks måneder etter at henvendelsen er ferdigbehandlet, og tidligere dersom de ikke lenger trengs. Opplysninger fra interne prøvepåmeldinger skal slettes eller anonymiseres senest 30 dager etter at skjemaet ble sendt inn. Fristene er komiteens egne rutiner, ikke lovbestemte standardfrister. Slettingen må omfatte skjemasvar hos Webflow, den private databasen i Webflow Cloud og relevante e-postkopier hos mottakerne. Å fjerne et prøvelag fra deltakeroversikten sletter ikke automatisk disse opplysningene.

Dine rettigheter

Du kan kontakte oss på post@17-mai.no for å be om innsyn, retting, sletting eller begrensning av behandlingen av opplysninger om deg. Hvis vi bygger behandlingen på berettiget interesse, har du også rett til å protestere mot den. Da vurderer vi om behandlingen må stanse etter gjeldende regler. Rett til å få opplysninger utlevert kan gjelde i enkelte tilfeller, avhengig av behandlingsgrunnlag og hvordan opplysningene behandles. Du kan klage til Datatilsynet dersom du mener vi behandler opplysninger i strid med reglene.

Behandlingsansvarlig og kontakt

17. mai-komiteen i Bergen, org.nr. 992 183 225, er behandlingsansvarlig for personopplysningene som samles inn gjennom nettstedet. Spørsmål om personvern og forespørsler om innsyn, retting eller sletting kan sendes til oss på e-post.